出したメールやチャットに、確実に返信がもらえる方法とは？ - 文面の書き方ひとつで返信率は上がります！
こんばんは。
山田亜希子です。
あなたには
メールやチャットで
誰かとやり取りすることが
あるかと思います。
直接会って話すには
同じ場所にいないとだめだし
電話を使う時も
相手が出てくれなければ
会話をすることはできません。
ですが
メールやチャットであれば
テキストという文字を使って
「まずは相手に投げかける」が
可能になります。
20年前とはまったく違う
コミュニケーションの世界が
広まっているというわけです。
私のメール、返事はいつもらえるの？
なのだけれども
コミュニケーションに関して
問題が解決されたわけではなく
新たな問題が発生していることを
あなたはご存知ですか？
それは
「返事がすぐにもらえない」
という問題です。
会って話す時や
電話をかけた時は
その場で話ができるため
相手からの返事がない
というシーンは
滅多にありません。
ですが
メールやチャットには
- 着信に気づくタイミング
- いつ、目を通すか？
- 返信をするまでにかかる時間
といった
相手からの返信をもらうまでに
様々なハードルがあり
これらをすべてクリアしないと
「返事が来ない」と
あなたがやきもきする結果に。
言われてみれば
こんなシーン
経験がありませんか？
確実に返事がもらえるメール・チャットに変える、3つのチェックポイント
ところで、私の本業は
在宅で事務代行を行う
「事務屋」の育成。
自分自身でも
事務代行業をしているけれども
こちらは
まだまだ規模が小さくて
本業とは言いにくい状況です。
（いずれは事務代行を
メインにする予定です！）
なので、日々
大量のメールやチャットを
やり取りしています。
その経験から得たのが
早く返信がもらえる
メールやチャットには
3つの共通点があるということ。
メールやチャットを
もらう側としての私から
意見を言えるのならば
「これじゃあ、返事が来なくても
仕方がないよね」という
文面があまりにも多いです。
しかも、その事実を
差出人が知らないだろうな
というケースも
多いのではなかろうか、と。
というわけで
5年間の事務代行の経験から
私がつかんだ
メールやチャットの返信を
確実にいただけるコツを
お話ししますね。
メールやチャットに確実に返事をもらうポイント１・返答が必要なことをアピールする
もはや古典的な方法だと
私は思うのだけれども
書いていない人が多いので
「ポイント１」は
こちらを取り上げます。
もらったメールやチャットに
「これ、返事が必要？」と
迷ったことはありませんか？
そして
迷った挙句に
返信を出さないままでいたことも
きっとあるでしょう。
このように
「どうしたらいいか分からない」
という場面に出会うと
人間とは動かないものです。
なので
相手に確実に
行動を起こしてもらえるよう
「返事をください」の
アピールが必要というわけです。
メールやチャットに確実に返事をもらうポイント２・締め切りを設定する
こちらも
当たり前だと思うのだけど
できていない文面を
しょっちゅう見るので。
あなたには
やるべきことが
常にたくさんあるかと思いますが
- 明日の10時が締め切り
- できれば、3日後の17時までに
- 期限の設定なし
この3つのタスクの中で
最初に手をつけるのは
どれですか？
おそらくは
「１：明日の10時が締め切り」
こちらの優先順位が
より高かったはずです。
この心理を利用して
返事がほしい
メールやチャットには
締め切りを設定して
文中に書きましょう。
この一手間をかけることで
あなたのイライラは
確実に減るはずです。
メールやチャットに確実に返事をもらうポイント３・返答がしやすい文面にする
最後のポイントは
習得するのが
ちょっと難しいかな。
でも、慣れてしまえば
簡単にできるようになるので
ぜひチャレンジを。
文章を書いている時に
時間が経つにつれて
「私、何を書いてたっけ？」と
なったことはありませんか？
これは実は注意信号。
あなたからのメールやチャットを
相手の方が読んだ時に
「何が言いたいのだろう？」に
なる可能性があります。
伝達の漏れを起こさないために
有効な対策は
- 伝えることを箇条書きにする
- 書く順番を決める
- 実際に書いていく
この3ステップが有効です。
最後に
返答がしやすい奥の手として
選択肢を設けて答えやすくする
というものもあります。
「はい・いいえ」や
「１・２・３の中から」だと
返信するハードルが
下がりますよね。
相手の時間を過剰に取らせない
マナーのひとつとして
覚えていただければ！
プロの視点として、他にもこんなことに注意しています！
ここでお話しした
3つのポイントは
実は「基礎編」です。
事務代行の中でも
特にメール返信代行を専門として
私は続けてきたので。
相手からの返信がすぐもらえる
チェックポイントが
他にもたくさんあることを
知っています。
もし興味のある方は
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ビジネスパーソンの皆さまに
特にお役に立てるはずですから。
相手に時間を取らせないのが
賢い女性のあるべき姿。
「私、ちゃんとできてる？」
こんなことを考えた方は
まずは自分の時間を
効率よく使うことから
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